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Einführung
Software-Projektmanagement überschneidet sich mit anderen Themengebieten der Softwareentwicklung
Sotware-Engineering
die Anwendung wissenschaftlich begründeter Prinzipien bei der Entwicklung und Pflege komplexer Softwaresysteme
die Entwicklung umfangreicher Softwaresysteme unter Berücksichtigung von Kosten, Terminen und Qualität
die Menge aller Methoden, mit denen man Software entwerfen, prüfen, testen, ändern, sanieren, kapseln, verwalten usw. kann
umfasst den kompletten Lebenszyklus der Software: Entwicklung, Erhaltung, Betrieb, Migration
Studie über Projektabschlüsse 2002: 16% erfolgreich, 52% zu hohe Kosten/zu lange Zeit, 32% scheitern
Projekt: ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist (DIN 69901)
Projektmanagement: die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts
Interaktion im Projekt
Bezugspunkt ist immer das (menschliche) Subjekt (Anwender und andere Stakeholder)
-
wir müssen uns bewusst sein, dass wir lediglich die Projektumwelt für den Anwender/Kunden darstellen und diese seinen Ansprüchen gerecht werden muss
zentrale Aufgabe im Projekt ist die Gestaltung der Interaktion mit dem Anwender/Kunden
Softwareprojekt-Lebenszyklus
Hauptphase | | Software-Entwicklung | Software-Auswahl |
Initiative | A | Projektvorbereitung inkl. Kurzanalyse |
Planung | B | (Geschäfts-)Prozess-Erhebung inkl. Anwendermotivation |
| C | (Geschäfts-)Prozessverbesserung inkl. Umsetzungsmotivation und Prozessdokumentation |
| D | Anforderungsbestimmung / Lastenheft |
| E | Umsetzen der Prozesse in UML | Bestimmen von Alternativen |
| F | Programmplanung und Modulbildung | Auswerten von Alternativen |
| G | Entscheidung für Programmiersprache(n) und SE-Tool | Entscheidung für ein Angebot |
Durchführung | H | Programmierung | Projektvorbereitung und -konzeption |
| I | Test | Stammdaten-Revision |
| J | Freigabe und Datenübernahme | Anwendungsprogramm-Vorbereitung inkl. Programmierung |
| K | Installation von Hardware und Software, Schulung der Anwender und des Wartungspersonals |
Abschluss | | Abschluss des Einführungsprojekts |
| L | Einschwingphase und Echtbetrieb |
| M | Langfristiger Betrieb mit Veränderungen (Updates, Upgrades, Sanierungen etc.) |
| N | Auslaufen und Abschalten inkl. Datenübernahme in Nachfolger |
Kommunikation
mangelhafte Kommunikation trägt oft zum Scheitern von Projekten bei → wichtiger Faktor
menschliche Kommunikation ist subjektiv → Missverständnisse sind häufig
Definition des Begriffs Kommunikation ist schwierig
Watzlawik: Man kann nicht nicht kommunizieren.
Modell Sender/Empfänger
Personen übermitteln Botschaften mit enthaltenen Absichten
Sender muss Nachricht in ein übermittelbares Zeichensystem codieren
Beispiel Gespräch: Sender spricht → Empfänger, der die Sprache kennt, empfängt die Botschaft
Menschen können nicht exakt kommunizieren, da bei der Decodierung des Gehörten immer auch die subjektiven Erfahrungen eine Rolle spielen
jeder Mensch hat ein individuelles kognitives System: Erfahrungen, Wissen und Fertigkeiten, die seine Gedanken, Absichten, Gefühle und sein Verhalten steuern
wechselseitige Interaktion: bei Gesprächen wird jeder Teilnehmer mal Sender und mal Empfänger
das Gesagte führt zu Reaktionen des Empfängers, die wiederum Reaktionen beim Sender auslösen
nicht nur Worte, sondern auch alle anderen Kommunikationsformen (Gesten, Gesichtsausdruck etc.) rufen Reaktionen hervor und beeinflussen die Antwort
die Rückmeldungen sind wiederum Botschaften, deren Idee sich aus dem eigenen kognitiven System und der Idee der ursprünglichen Botschaft des Senders ergbit
selbst beim Beginn eines Gesprächs wird man bereits von den subtilen Reaktionen des Angesprochenen beeinflusst
Kommuniktationsmedien
das direkte Gespräch ist nicht die einzige Möglichkeit zu kommunizieren, es gibt auch weitere Kommunikationsmedien
Beispiele: Telefon, Internet, E-Mail, Bücher, Briefe, Fernsehen
dabei wird die Nachricht des Senders zusätzlich zur Codierung durch sein kognitives System noch einmal durch die medienspezifische Codierung ergänzt
mögliche Vorteile: Überwindung von räumlichen Entfernungen, anschaulichere Darstellung von Inhalten
Nachteile: mögliche Fehlerquellen
Störungen bei der Kommunikation: Rauschen und Subjektivität der Wahrnehmung
Rauschen: Beispiele Funk (tatsächliches Rauschen), Telefon (fehlende Frequenzen), Brief (unleserliche Schrift)
Subjektivität: jede Botschaft wird vom Empfänger subjektiv verändert → Missverständnisse
mögliche Ursachen für gestörte Kommunikation
die subjektive Verarbeitung aller eingehenden Botschaften durch das individuelle kognitive System des Empfängers
eventuelle Einseitigkeit der Kommunikationssituation
Besonderheiten oder Beschränkungen des Kanals, über den die Informationen übertragen werden
das Rauschen als Unschärfe bei der Übertragung und Wahrnehmung der Informationen
das Wechselspiel zwischen den 4 Seiten einer Botschaft (→ 4-Seiten-Modell)
die Störungen kann man nie komplett ausschalten, aber versuchen sie zu vermeiden, um Missverständnissen vorzubeugen
Gespräche
Anlässe zur Kommunikation, die in einer bestimmten Situation mit bestimmten Gesprächspartnern über bestimmte Themen tatsächlich stattfinden
kommunikativer Austausch von Botschaften zwischen Gesprächspartnern
das 4-Seiten-Modell von Schulz von Thun hilft,
Gespräche leichter zu analysieren und ihren Verlauf zu verstehen
auf Fehler im Gespräch hinzuweisen, die für einen unerwünschten Effekt verantwortlich sind
auf die psychologischen Vorgänge in einem Gespräch aufmerksam zu machen
die Probleme und Risiken in einer Gesprächssituation zu erkennen und zu bewältigen
positive Gesprächshaltungen zu beschreiben und zu fördern
die Anwendung einzelner Gesprächstechniken im Gesamtzusammenhang des Gesprächs zu fördern
4-Seiten-Modell
Inhalt: sachliche Informationen und Fakten
Beispiele: Vermittlung einer Information, Erklärung einer Aufgabe, Beschreibung eines Problems
Sender: Sache verständlich darlegen, sachlich bleiben
Empfänger: gut zuhören, versuchen das zu verstehen, was gemeint ist
Beziehung: emotionales Verhältnis zwischen Sender und Empfänger
wie ist das Klima, die Qualität des Kontakts, die Rollenverteilung?
Sender kann dies durch Worte, aber auch durch Tonfall, Mimik und Gestik zeigen
Beispiele: Sympathie, Anerkennung, Respekt, Wut, Dominanz, Hass, Ablehnung
Signale sind meist nonverbal → häufige Fehlinterpretationen
Selbstoffenbarung: gibt Aufschluss über die Person des Senders
seine Ziele, Motive, Werte, augenblickliche Befindlichkeit und Persönlichkeit werden offenbart
Beispiel: erhöhte Stressbelastung
was man sagt und wie man es sagt, enthüllt immer etwas über die eigene Persönlichkeit
Appell: Aufforderung an den Gesprächspartner, etwas zu tun
Sender fordert den Empfänger auf, etwas zu tun
Möglichkeiten: Bitte, Wunsch, Befehl, indirekte Anspielung, subtile Manipulation
in jedem Gespräch sind prinzipiell alle vier Seiten wirksam
der Sender kann (nicht muss) auf jeder Ebene direkt (Sprache) oder indirekt (nonverbal, Untertöne, Anspielungen) senden
dem Sender muss nicht immer bewusst sein, was er alles sendet
Probleme
der Empfänger nimmt auf bestimmten Seiten etwas anderes wahr, als der Sender beabsichtigt
der Sender erkennt nicht, auf welchen Seiten seine Botschaft interpretiert wird
erfolgreiche Gesprächsführung setzt voraus, dass alle Gesprächspartner erkennen, welche Bedeutung die vier Ebenen für ihr Gegenüber haben
Zeitmanagement
häufig ist Zeitmangel ein Problem in Projekten → alle Beteiligten sollten ihr Zeitmanagement im Griff haben
Berufstätige klagen meist über Zeitnot → Arbeit wird in der Freizeit gemacht, was zu Problemen im Privatleben führt
es gibt viele Ansätze zum Zeitmanagement
wichtig ist: Planung und Durchführung werden von Zielen und Prioritäten geleitet
jeder muss die passenden Methoden und Hilfsmittel für sich selbst finden
notwendige Rahmenbedingungen
Überblick über die Aufgaben und bekannte Prioritäten
aktiv Freiraum schaffen, statt nur zu reagieren
Stressoren abbauen und vermeiden
Zeit für sich selbst, die Familie etc. nehmen anstatt die eigenen Bedürfnisse zu vernachlässigen
eigene Ziele definieren und kennen
Übungen
1.1: Gründe, warum IT-Projekte scheitern
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Projektmanagement, Implementierung und die Integration bestehender Systeme
Kommunikation zwischen Entwicklern und Anwendern
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unpräzise Vorgaben
Starrheit und Dogmatik
Kommunikationsprobleme
fehlendes Know-how
Mangel an Zeit und Geld
mangelnde Soft Skills
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Zeitrahmen nicht eingehalten, Budget überschritten oder Inhalt des Vorhabens maßgeblich verändert
Unternehmen gehen vom Idealfall aus und beziehen negative Einflüsse nicht in ihre Projektplanung mit ein
mangelnde Zusammenarbeit zwischen Fach- und IT-Abteilungen
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Schwächen im Projektmanagement
veränderte Anforderungen, die im Projektverlauf zutage traten
Einschränkungen beim Budget
1.2: persönlicher Stellenwert von Projektmanagement nach Abschluss des Studiums
Das Thema Projektmanagement sollte einen hohen Stellenwert bei der Entwicklung von Software vor allem bei der Teamarbeit einnehmen. Aber auch bei Soloprojekten sollte sich der Entwickler von Anfang an Gedanken über eine sinnvolle Planung und Durchführung seiner Aufgaben machen. Insbesondere auf Grund der zahlreichen Entwicklungsmethoden und Lösungsansätze für die Unterstützung der reinen Programmierung, ist es wichtig, sich gleich zu Beginn für die passende (!) Vorgehensweise zu entscheiden und diese auch im Verlauf des Projekts zu befolgen. Dadurch kann verlorene Arbeitszeit vermieden werden, die zu Lasten eines fehlenden "roten Fadens" ginge, und die Vorteile der jeweiligen Methode kommen zum Tragen.
1.3: Definitionen des Begriffs "Projekt"
Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Schaffung eines einmaligen Produktes, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses. (
Projekt: Eine Definition)
Ein zeitlich befristetes, komplexes Vorhaben, das einen übergreifenden hauptamtlichen Personaleinsatz erfordert. Es sollte deshalb in besonderer Projektorganisation außerhalb der normalen Struktur (= Aufbauorganisation) durchgeführt werden. (
Projekt / Projektmanagement)
Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben auf Zeit. (
Projekt)
abgrenzbares Einzelvorhaben mit definiertem Anfang und Ende (Ziel), neuartig: Vorstoß an Grenzen des Machbaren, risikoreich (technisch, wirtschaftlich, terminlich), komplex, im Laufe der Abwicklung sich ändernde organisatorische Bedürfnisse, große Bedeutung für Unternehmen / Organisation, Termindruck (
Projekte: Definition und Nutzen)
Ein Projekt ist ein Vorhaben basierend auf der Planung einer Problemlösestrategie, um effektiv und effizient zu einem vorher definierten realistischen Ziel (bzw. Unterziel) innerhalb eines (festgelegten) zeitlichen Rahmens zu gelangen. Projekte werden auch definiert als Vorhaben, die durch eine zeitliche Befristung, eine relative Neuartigkeit und Komplexität sowie durch eine interdisziplinäre Aufgabenstellung gekennzeichnet sind. Die Neuartigkeit dieser Projekte kann sich sowohl auf das Vorgehen bei der Problemlösung als auch auf das gewünschte Ergebnis beziehen. Die Projektarbeit erstreckt sich meist über verschiedene Hierarchieebenen und bindet dabei mehrere Abteilungen ein. Dies führt zu einer hohen Komplexität der Projektarbeit. (
ProjektManagement)
Gemeinsamkeiten der Definitionen
zeitlich begrenzt
einmalig
interdisziplinar
Unterschiede
1.5: Wer tritt bei einem Projekt mit wem in Interaktion?
Projektmitarbeiter untereinander
Projektmitarbeiter und -leiter
Projektleiter und Kunde
(optimalerweise) Projektmitarbeiter und Kunde bei konkreten Fragen
1.6: In welcher Phase des Software-Projekt-Lebenszyklus werden die Kosten für den gesamten Lebenszyklus festgelegt und in welcher fallen die höchsten Kosten an?
Die Gesamtkosten sollten in der Planungsphase ermittelt (geschätzt) und als Richtlinie für den weiteren Projektverlauf vorgegeben werden.
Die höchsten Kosten dürften nach Fertigstellung der Software anfallen, also während des Betriebs (durch Wartung, Optimierung etc.).
1.7: Wie wenden Sie die vier Seiten der Kommunikation (Inhalt, Beziehung, Selbstoffenbarung, Appell) im Projekt an?
Kommunikation sollte möglichst sachlich (inhaltliche Ebene) erfolgen, um missverständliche Aussagen zu vermeiden.
Man sollte sich stets aller Wirkungen seiner Aussagen bewusst sein, sich in den Gesprächspartner hineinversetzen und überlegen, wie er die Nachrichten auffassen könnte.
Appelle müssen auch als solche verstanden werden, wenn es um die Delegierung von Aufgaben geht.
Für eine optimale, offene Kommunikation sollte die Beziehungsebene stets mit einbezogen werden, um die Gespräche nicht zu "kühl" und distanziert wirken zu lassen.
Hat man das Gefühl, das Gesagte könnte falsch verstanden werden, sollte offen auf einer Metaebene über das Gespräch geredet und die eigenen Ziele verdeutlicht werden.
Lernziele
Einsicht in die Notwendigkeit, durch Einsatz von Managementmethoden und -techniken Projektaufgaben sicher und erfolgreich zu bewältigen
Kenntnis von Konzepten, Verfahren und Instrumenten für eine rationelle Projektabwicklung
Fähigkeit, ein technisches Projekt effizient und zielgerichtet zu leiten
Fähigkeit zur Teamarbeit
Fähigkeit, Mitarbeiter kompetent zu führen
Was bedeutet Projektmanagement im Umfeld von Software-Engineering und Informationstechnologie?
Was ist ein Projekt?
Wie sieht der Projektlebenszyklus eines Software-Projekts aus?
Welche Interaktionen finden statt?
Welche Bedeutung hat Kommunikation im Projekt?
Wie unterscheidet sich erfolgreiche Kommunikation von nicht erfolgreicher?
ToDo