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Projektmanagement
Einführung
Übung 1.1
Gründe, warum IT-Projekte scheitern
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Projektmanagement, Implementierung und die Integration bestehender Systeme
Kommunikation zwischen Entwicklern und Anwendern
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unpräzise Vorgaben
Starrheit und Dogmatik
Kommunikationsprobleme
fehlendes Know-how
Mangel an Zeit und Geld
mangelnde Soft Skills
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Zeitrahmen nicht eingehalten, Budget überschritten oder Inhalt des Vorhabens maßgeblich verändert
Unternehmen gehen vom Idealfall aus und beziehen negative Einflüsse nicht in ihre Projektplanung mit ein
mangelnde Zusammenarbeit zwischen Fach- und IT-Abteilungen
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Schwächen im Projektmanagement
veränderte Anforderungen, die im Projektverlauf zutage traten
Einschränkungen beim Budget
Übung 1.2
Das Thema Projektmanagement sollte einen hohen Stellenwert bei der Entwicklung von Software vor allem bei der Teamarbeit einnehmen. Aber auch bei Soloprojekten sollte sich der Entwickler von Anfang an Gedanken über eine sinnvolle Planung und Durchführung seiner Aufgaben machen. Insbesondere auf Grund der zahlreichen Entwicklungsmethoden und Lösungsansätze für die Unterstützung der reinen Programmierung, ist es wichtig, sich gleich zu Beginn für die passende (!) Vorgehensweise zu entscheiden und diese auch im Verlauf des Projekts zu befolgen. Dadurch kann verlorene Arbeitszeit vermieden werden, die zu Lasten eines fehlenden "roten Fadens" ginge, und die Vorteile der jeweiligen Methode kommen zum Tragen.
Übung 1.3
Definitionen des Begriffs "Projekt"
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Ein zeitlich befristetes, komplexes Vorhaben, das einen übergreifenden hauptamtlichen Personaleinsatz erfordert. Es sollte deshalb in besonderer Projektorganisation außerhalb der normalen Struktur (= Aufbauorganisation) durchgeführt werden. (
http://www.olev.de/p/projekt.htm)
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abgrenzbares Einzelvorhaben mit definiertem Anfang und Ende (Ziel), neuartig: Vorstoß an Grenzen des Machbaren, risikoreich (technisch, wirtschaftlich, terminlich), komplex, im Laufe der Abwicklung sich ändernde organisatorische Bedürfnisse, große Bedeutung für Unternehmen / Organisation, Termindruck (
http://www.umsetzungsberatung.de/projekt-management/projekte.php)
Ein Projekt ist ein Vorhaben basierend auf der Planung einer Problemlösestrategie, um effektiv und effizient zu einem vorher definierten realistischen Ziel (bzw. Unterziel) innerhalb eines (festgelegten) zeitlichen Rahmens zu gelangen. Projekte werden auch definiert als Vorhaben, die durch eine zeitliche Befristung, eine relative Neuartigkeit und Komplexität sowie durch eine interdisziplinäre Aufgabenstellung gekennzeichnet sind. Die Neuartigkeit dieser Projekte kann sich sowohl auf das Vorgehen bei der Problemlösung als auch auf das gewünschte Ergebnis beziehen. Die Projektarbeit erstreckt sich meist über verschiedene Hierarchieebenen und bindet dabei mehrere Abteilungen ein. Dies führt zu einer hohen Komplexität der Projektarbeit. (
http://wiki.c-base.org/coredump/ProjektManagement)
Gemeinsamkeiten der Definitionen
zeitlich begrenzt
einmalig
interdisziplinar
Unterschiede
Übung 1.4
Die Phasen eines Softwareprojekts:
Initiative
Planung
Durchführung, Steuerung
Abschluss
Betrieb
Übung 1.5
Wer tritt bei einem Projekt mit wem in Interaktion?
Projektmitarbeiter untereinander
Projektmitarbeiter und -leiter
Projektleiter und Kunde
(optimalerweise) Projektmitarbeiter und Kunde bei konkreten Fragen
Übung 1.6
In welcher Phase des Software-Projekt-Lebenszyklus werden die Kosten für den gesamten Lebenszyklus festgelegt und in welcher fallen die höchsten Kosten an?
Die Gesamtkosten sollten in der Planungsphase ermittelt (geschätzt) und als Richtlinie für den weiteren Projektverlauf vorgegeben werden.
Die höchsten Kosten dürften nach Fertigstellung der Software anfallen, also während des Betriebs (durch Wartung, Optimierung etc.).
Übung 1.7
Wie wenden Sie die vier Seiten der Kommunikation (Inhalt, Beziehung, Selbstoffenbarung, Appell) im Projekt an?
Kommunikation sollte möglichst sachlich (inhaltliche Ebene) erfolgen, um missverständliche Aussagen zu vermeiden.
Man sollte sich stets aller Wirkungen seiner Aussagen bewusst sein, sich in den Gesprächspartner hineinversetzen und überlegen, wie er die Nachrichten auffassen könnte.
Appelle müssen auch als solche verstanden werden, wenn es um die Delegierung von Aufgaben geht.
Für eine optimale, offene Kommunikation sollte die Beziehungsebene stets mit einbezogen werden, um die Gespräche nicht zu "kühl" und distanziert wirken zu lassen.
Hat man das Gefühl, das Gesagte könnte falsch verstanden werden, sollte offen auf einer Metaebene über das Gespräch geredet und die eigenen Ziele verdeutlicht werden.
Übung 1.8 und 1.9
Zeitfresseranalyse (1 = fast nie, 2 = angemessen, 3 = zu oft)
Telefon 2
Besprechungen 2
Besucher 1
Kleinigkeiten 3
Unvorhergesehenes 1
Posteingang 2
Ordnung 1
Informationsfluss 1
Delegation 1
Anfragen 3
Übung 1.10
Initiierung
Übung 2.1
Übung 2.2
Bearbeitete Projekte
Studium an der FHWT
Auftritte mit der Band
Programmierprojekte
etc.
Übung 2.3
Liste offener Punkte → GTD
Übung 2.4
Der Projektauftrag sollte in Form einer Beratung geklärt werden. Der Berater muss hierzu über Fachkompetenz verfügen, die er benötigt um dem Kunden Hilfestellung bei der Entscheidung für bestimmte Produkte oder Lösungen geben zu können (Was ist machbar? Was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile?). Aber auch Methoden- und Sozialkompetenz ist wichtig, um die korrekten Informationen bzgl. der Wünsche des Kunden erarbeiten zu können. Der Berater steht mit seinen Fähigkeiten dem Kunden zur Seite und hilft ihm bei der exakten Formulierung von Anforderungen (etwa mit Hilfe von UML oder BPMN), um späteren Missverständnissen vorzubeugen. Nur auf Basis einer fundierten Anforderungsanalyse kann ein Projekt erfolgreich durchgeführt werden.
Übung 2.5
Eine Vorstudie ist bei jedem Projekt nötig, um abzuklären, ob dieses überhaupt durchzuführen ist. Je nach Umfang des Projekts kann sich die Vorstudie zwar auf einige kurze Überlegungen beschränken, dennoch ist sie stets Teil des Projektverlaufs.
Übung 2.6
Der Grobplan des Projektverlaufs enthält analog zur Grobgliederung einer Diplomarbeit o.ä. lediglich die zentralen Punkte des Projekts, etwa wichtige Meilensteine. Er dient als Basis für die detaillierte Feinplanung und kann im Extremfall sogar komplett umgeändert werden, wenn sich Anforderungen ändern. Auch bei der Erstellung eines Grobplans ist stets der Umfang des Projekts zu berücksichtigen (bei größeren Projekten wird der Grobplan im Verhältnis zu kleineren natürlich viel oberflächlicher sein).
Übung 2.7
Checkliste für eigene Präsentationen (wichtige Dinge, die es zu verbessern gilt)
Zuhörer- und Situationsanalyse
Angemessener Umfang der zu vermittelnden Informationen
Ziele des Vortrags und Nutzen für Zuhörer klar herausarbeiten (im Fazit noch einmal aufgreifen)
Großen Wert auf einen guten Beginn und Schluss legen
Langsamer sprechen
Zusätzliche Medien einsetzen
Zuhörer aktiv einbinden (direkt ansprechen, Aufgaben lösen lassen etc.)
Übung 2.8
EDV-Abteilung
Kontakt: (wochen)täglich
Zeitraum: mehrere Jahre (?)
Struktur: Hierarchie abhängig von Positionen (Abteilungsleiter etc.)
Regeln: Stellenbeschreibungen, Anweisungen von Vorgesetzten, Absprachen etc.
Wir-Gefühl: Auftreten als Abteilung
Studenten SE
Kontakt: Internet, Mail, regelmäßige Treffen vor Ort
Zeitraum: 2 Jahre
Struktur: muss sich noch entwickeln
Regeln: Studienordnung
Wir-Gefühl: Studenten eines Jahrgangs
Übung 2.9
Team zur Durchführung einer Vorstudie zur Entwicklung einer Projektmanagement-Software
Softwareentwickler, da letztendlich eine Software zu erstellen ist
Projektleiter/-mitarbeiter, die praktische Erfahrung mit der Durchführung von Projekten haben und Hilfestellung bei der Anforderungsanalyse geben können
Zukünftige Benutzer der Software, da sie am ehesten die Zwischenergebnisse auf Tauglichkeit bewerten können
Übung 2.12
Worauf ist bei der Übernahme von Projekten in funktionalen Unternehmen besonders zu achten?
Kompetenzgerangel: Abteilungsleiter <> Projektleiter
Die Projektmitarbeiter sind meist noch im Tagesgeschäft eingespannt
Geschäftsleitung ist unbedingt einzubinden und muss hinter dem Projekt stehen
Mitarbeiter sind evtl. mit der Projektorganisation nicht vertraut (an Abteilungsdenken gewöhnt)
Übung 2.13
Was bringt der Einsatz von Prozessbeschreibungsstandards für die Softwareentwicklung und die Informationstechnologie?
Eindeutige Prozessbeschreibungen mit weniger Interpretationsspielraum als bei Freitext
Erstellte Prozessbeschreibungen können evtl. zur automatischen Codegenerierung verwendet werden oder sind als Software lauffähig (z.B. in einer SOA)
Grafische Prozessbeschreibungen sind von den Mitarbeitern meist einfacher und schneller zu verstehen und zu erfassen
Bei der Modellierung von Prozessen mit Hilfe von Prozessbeschreibungssprachen muss von Anfang an eindeutig und umfassend modelliert werden, was die Qualität der Modelle erhöht
Übung 2.14
Was ist die Hauptaufgabe des Projektleiters in prozessorientierten Unternehmen?
Der Pojektleiter ist in der bereits gut auf Projektarbeit vorbereiteten prozessorientierten Unternehmenskultur hauptsächlich für die Rahmenbedingungen (z.B. Arbeitsräume, Werkzeuge aber auch Kenntnisse von Methoden) zuständig.
Des Weiteren hält er Kontakt zur übergeordneten Führungsebene und steuert das Projekt in die richtige Richtung.
Planung
Übung 3.1
Warum ist ein gut moderiertes Kick-Off-Meeting wichtig für das Projekt?
Das Projektteam muss auf das gemeinsame Ziel eingeschworen werden
Die Teilnehmer lernen sich besser kennen
Alle Teilnehmer bedürfen klarer Anweisungen bzgl. ihrer Aufgaben
Die Formalien (Protokolle, Besprechungen etc.) müssen verbindlich festgelegt werden
Die Vorgehensweise wird zusammen erarbeitet (Grobplan durchgehen, Feinplan aufstellen)
Projektsteuerung und -kontrolle während der Durchführung
Abschluss und Betrieb
Offene Fragen
Links